Iniciar una relación laboral no solo implica firmar un contrato, sino también asumir responsabilidades legales tanto para el empleador como para el trabajador. Uno de los primeros deberes es el registro oficial del contrato y del colaborador en los sistemas del Ministerio del Trabajo. Omitir este paso puede derivar en sanciones económicas considerables.
Según el Acuerdo Ministerial MDT-2023-140, el empleador —ya sea persona natural o jurídica, del sector público o privado— tiene la obligación de inscribir a cada trabajador activo bajo su dependencia. Este proceso debe realizarse en un plazo no mayor a 30 días desde la fecha de ingreso del colaborador, utilizando la plataforma oficial del Ministerio.
Este registro incluye la carga digital de los documentos originales vinculados a la relación laboral, como el contrato firmado, condiciones de empleo, remuneraciones acordadas y otros aspectos legales. Una vez registrados, deben ser aprobados por el sistema para garantizar su validez ante la ley.
Sanciones por incumplimiento
Las multas por no cumplir con esta obligación pueden ser bastante elevadas y están directamente relacionadas con el número de trabajadores afectados. El reglamento detalla que las infracciones muy graves —como no registrar contratos, retener documentos personales del trabajador, incumplir pagos o no otorgar beneficios laborales— están reguladas por varios artículos del Código del Trabajo, como el 42 (numerales 1, 10, 13, 17, 19 y 31), 44 (literales a, b, d, e, f, g, i y j), 161, 270 y 341.
De acuerdo con el número de trabajadores perjudicados, las multas pueden alcanzar los $9.400, lo que convierte este incumplimiento en una falta de alto riesgo legal y financiero para las empresas.
“Más allá de una obligación formal, registrar adecuadamente a los trabajadores protege tanto al empleador como al empleado y asegura el acceso a los derechos laborales”, indicó un vocero del Ministerio del Trabajo en declaraciones recientes.
